青焼き図面電子化

貴社の事業内容と困っていたことを教えてください。

私たちは建設会社として、居住用賃貸マンションや商業ビルの建設に携わってきました。

そのなかで、長年私たちの頭を悩ませていたのが、「青焼き図面」と呼ばれるものです。現在のように大判プリンターや複合機がない時代、手書きの元図面と感光紙を重ねて露光することで複写する方法を用いて作られた図面です。弊社では今でも約2万枚もの青焼き図面を保管しています。この図面は約40年分の弊社の歴史でもあります。 青焼き図面にはCADのようなデータは存在しないため、図面を閲覧するには図面庫に行ってそれを探す必要があります。図面庫ではおおよその場所しか分からないので、必要な図面を見つけるのは簡単ではありません。

青焼き図面をCADデータ化するというのは難しいのでしょうか？

元の図面を見ながら手作業でCADデータを作成することは可能です。しかし、それに時間を割ける従業員がおりません。外注化すれば対応できるかもしれませんが、弊社のノウハウが外部に流出するリスクがあります。

他にも青焼き図面を電子化するメリットがありそうですね。

青焼き図面には自然災害など有事の際に汚損、あるいは紛失してしまうリスクがあります。図面は私たちにとって、長い歴史のなかで積み上げてきた技術の結晶といっても過言ではありませんので、電子化することにより、いかなる状況においても図面を守ることができると考えました。

復旧や復興の際には、貴社の図面が必要になることもありそうですね。

おっしゃる通りです。弊社にとってだけでなく、弊社のお客様にとっても図面は大切なものです。

BCPの観点からも図面を守ることは非常に重要です。

「書庫なくす君」を導入して、どのような点が良かったですか？

私たちにとって図面は技術の結晶です。それをデータ化することにより後世に残せるようになったことで、一つの責任を果たせたとも思っています。

また、図面庫の必要がなくなり、その分の賃料コストを削減できたのは大きなメリットでした。

そして、自然災害など有事の際にも適切に対応することができると考えております。

事業の早期復旧は弊社の経営にかかわるのはもちろん、お客様の利益にも直結します。弊社だけでなくお客様も含めてBCPの観点からプラスになったのは本当にありがたいですね。

従業員の方が「書庫なくす君」のメリットを感じるのは、どのような場面ですか？

図面を探す手間が省けたことでしょう。

青焼き図面を使用した経験の有無は、従業員の年齢や入社時期によって分かれ、使用した経験のある者にとって、図面を探すという作業は当然だったかもしれませんが、CADデータしか知らない従業員には、煩わしい作業だったようです。

図面を探すことだけに費やす時間が、仮に1日20分だとすると、1年で80時間。そしてさらに若手従業員は、ベテラン従業員の倍の時間がかかるので、160時間も費やしていたことになります。

今では「書庫なくす君」を利用することで、誰でも簡単に必要な図面にアクセスできるようになりました。 リスト化されたデータもいただきましたので、さらに検索時間短縮に役立っています。

業務の生産性が上がったのですね。

実際に生産性が上がったのはもちろんですが、若手従業員からすると「図面を探さなくて良い」という心理的なメリットも大きいようです。

ほかにも現場など、図面をすぐに見られない環境でお客様から問い合わせをいただいたとき、今までは図面を確認してから回答するので、レスポンスに時間がかかっていましたが、今では「書庫なくす君」を利用してその場で図面を確認しながら答えられます。

ベテラン従業員が図面を見ず記憶を頼りに答えていたこともありましたが、それではトラブルになるリスクがありました。 今は「書庫なくす君」で確実に答えることができます。

問い合わせしたとき、その場で回答を貰えるのは、貴社のお客様にとってもありがたいですよね。

そうですね。とても喜ばれています。

図面には文字情報以外にも、寸法などの数値情報や特殊な記号等があります。さまざまな情報が記載されている図面上の、文字情報だけを正確に読み取れるのはなぜですか？

「書庫なくす君」でできることのひとつに「範囲指定」があります。範囲指定とは、スキャンした紙全体を電子化（透明テキスト付きPDF化）するのではなく、決められた範囲のみ電子化するものです。

貴社との打ち合わせの中で、「表題欄（※）の内容を検索できると良い」というリクエストをいただきましたので、今回は表題欄の範囲指定を利用しました。

そのため、AI-OCRで文字情報だけを精度良く読み取れたのです。

もちろん、工事名やお客様の名前の間違いは許されませんので、最も品質の高いハイクオリティプランによって電子化いたしました。

※表題欄：図面の下部にある図面情報を記載する欄。工事名や図面名、発注事業者名や設計者名等を記載する。

そういうことですね。納得しました。

範囲指定して正字率を高くしただけでは、精度が十分ではありませんので、必ず目視校正を行い、AI-OCRの読み取りによる誤植を見つけた場合には、文字を修正し再度適正位置に配置しています。

「書庫なくす君」から出力されるデータは「透明テキスト付きPDF」と呼ばれるものですが、透明テキストを修正するにはそれなりのノウハウと経験が必要です。

当社ではその目視校正と修正の技術の両方に自信があり、それが強みだと思っております。

サービスそのもの以外の部分で、良かったことはありましたか？

プラン選択の際、必要な要件を考慮して提案してくださったことがありがたかったですね。

事前説明では、弊社の目的を達成するには範囲指定が有効であることを丁寧に説明してくださったので、その必要性を理解できました。

また、表題欄の情報に間違いがあってはならないという事情も汲んでいただき、結果的に私たちが満足するプランを選ぶことができました。

もし私たちだけで選択していたら、範囲指定のできないもっと安いプランを選択して、ここまで満足できる結果にはならなかったと思います。

今回はHプランを採用しました。

二つのAI-OCRで読み取った結果をベリファイ（比較）し、さらに目視校正をすることで99.9%以上の正字率になるようにしております。

さらに、固有名詞については再確認を実施いたしました。

なぜ、そこまで入念な対応をしてくださるのですか？

固有名詞に間違いがあり、ましてやそれが貴社のお客様の名前であった場合、多大な迷惑をおかけしてしまいます。

また、固有名詞をもとに情報を検索する場合、間違いがあるとヒットしません。

それらのことを防ぐため、入念に校正しています。 固有名詞は特に間違いがあってはならない部分です。それは長年校正の仕事をしてきた当社が大切にしていることでもあります。

それほどのサービス内容であるにもかかわらず、わずか2か月で納品していただいたことに驚き、非常に感謝しています。

校正は「書庫なくす君」のサービスを始める前から、当社が長年携わってきた仕事です。校正者の社内教育も充実しており、チームでフォローしながら最高品質の校正サービスを提供しています。

長年の経験が、お客様に満足していただける品質とスピードを可能にしていると考えております。

この度はありがとうございました。

こちらこそありがとうございました。