社内資料の電子化

御社の事業内容と困っていたことを教えてください。

私たちは法人のお客様向けに、様々なリース商品を中心としたサービスを提供している会社です。残されている業務資料のなかには紙が多く、どこかのタイミングで整理・仕分けをし、電子化することが必要だとは感じていました。

ただ、それそのものが売上を生むものではありません。経営陣も管理職も、必要性を感じながらもなかなか着手できないという状況でした。

確かにそう感じているお客様は多いと思います。

しかし、私たちの場合は多くの紙資料を持っていたため、専用の書庫室があったのです。書庫室の専有する面積分の家賃を考慮すると、移転に際して無視できない費用だと明確になりました。

また、コロナ禍でリモートワークに移行するとき、困ったことがありました。リモートワークができるネットワーク体制の構築やオンラインミーティングへの対応など、一見するとスムーズに移行できたと思っていました。しかし、実際には従業員が特定の資料を閲覧するためだけに出社する必要があったのです。

そのような課題を抱えるなかで、なぜ、電子化に取り組むことになったのですか？

事務所の移転です。先ほど申し上げた書庫室の家賃の話にもあったように、事務所の移転を良い機会ととらえて、無駄な紙資料や無駄な作業を一掃しようと考えました。

「書庫なくす君」を導入してどうでしたか？

最も大きなメリットは移転先の事務所に書庫室を用意しなくてよかったことです。それによって年間120万円ほどの家賃ダウンを実現しました。

一方、従業員が特定の資料を探すためだけに出社する必要がなくなりました。そのため、リモートワークをしていても生産性が下がることなく仕事ができるようになったのです。

コロナ禍が明けて世の中の企業は、リモートワークを継続している場合と、コロナ禍前のように出社を前提とした勤務に戻している場合があります。御社はどちらですか？

弊社では引き続きリモートワークを継続しつつ、希望する従業員は出社できるというやり方にしています。社内では「出社するなら紙資料を電子化したメリットがなくなるのでは？」という意見もありました。しかし、実際にはその反対でした。

出社して働く従業員の方にとって、どのようなメリットがあるのでしょうか？

業務を進めるうえで、日常的に書庫室資料を探していました。そのため、書庫室へ行って目的の資料を探し、資料の中から必要な情報を探すというのが業務の一環になっていたのです。

もちろん、情報を探すのも業務のうちですが、従業員の勤続年数や業務経験の差により、情報を得るまでにかかる時間にバラつきがありました。また、情報を探すのが早い従業員でも、件数が多くなるとそれに応じて情報を探す時間がかかります。

例えば、1人の社員が毎日20分書類を探すとします。1か月の労働日を20日とすると年間80時間書類を探していることになります。仮に社員の平均受給が5,000円だとすると、書類探しだけで年間40万円のコストがかかる計算です。

しかし、「書庫なくす君」はキーワード検索できるので、必要な資料や情報が見つかります。日常的にインターネットの検索エンジンを利用する従業員なら、問題なく使えるのです。

もちろん、このメリットはリモートワークする従業員も享受できます。

年間120万円の家賃と年間40万円の人件費を合計すると、約5年でペイできる 計算です。

リモートワークや出社といった勤務形態にかかわらず、多くの従業員の方にメリットがあったのですね。

サービスそのもの以外でも、良かった点はありますか？

「すべての資料を電子化すればよい」というわけではありませんでした。いくら電子化によって家賃が下がり生産性が上がるとしても、電子化にかけるコストは必要最低限におさえないといけません。

そのため、電子化する前に「必要ない資料」をピックアップして破棄する必要がありました。しかし、ただでさえ忙しい業務と並行して事務所の移転を行う必要がありました。資料の選別に使う時間を確保できないという状況だったのです。

それを、サポートしていただけて非常に助かりました。

私どもは御社にとって必要な資料かどうか選別はできません。しかし、「◯年◯月以前のものは破棄する」や「日付の記載のない資料は残す（電子化する）」など画一的な条件を付けていただければ、私どもで対応可能です。

今回も条件を相談させていただき、弊社で選別作業をいたしました。

プランの組合せを提案いただけたのも良かったです。

御社の資料は基本的に横書きでしたが、資料に添付された画像の中に一部縦書きがありました。このように横書きと縦書きが混在する場合、範囲指定するとより正字率が高くなります。

通常、範囲指定するにはRプラン、あるいは最高品質のHプランを選ぶ必要があります。ただ、基本的には最もシンプルなSプランで対応できる内容だったため、Sプランに範囲指定を追加しました。

書棚の資料をそのまま受け取っていただけたのも助かりました。また、10万枚も資料があったにもかかわらず、1.5か月という短い期間で電子化していただき事務所移転に間に合いました。

もちろん正字率の高さにも満足しております。それにしても、予め正字率を謳っているサービスは見かけませんでした。正字率の高さに何か秘密があるのですか？

今回はコストと品質のバランスを考慮して最もシンプルなSプランと範囲指定を組み合わせました。

より高い正字率を求めるお客様には、二つのAi-OCRで読み取った結果をベリファイ（比較）するDプランを提案しています。

それでもまだ高い正字率が必要なお客様には、さらに校正者による目視校正を実施するHプランを提案しています。

校正作業は社内で行うのですか？

おっしゃる通りです。弊社は充実した社内教育により校正者のレベルアップに長年力を入れてきたため、経験豊富な校正者が多数おります。そのため、お客様には安心して「書庫なくす君」をご利用いただけます。

今後、「書庫なくす君」をどのように活用していこうと考えていますか？

多くのベテラン社員が定年退職をするなかで、ノウハウの継承方法に課題があります。私が新入社員のころは「ノウハウや技術は先輩から盗むもの」と言われていましたが、今はそういう時代でもありません。

そのため、ベテランのノウハウを教育資料に落とし込み、「書庫なくす君」を利用することでスムーズな継承を実現していきたいと考えています。

他にも、自然災害のときにも役立ちます。紙の資料を大量に保管した状態で被災し、資料を閲覧できなくなると業務が滞ります。しかし、そのような状態でも私たちのサービスを利用されるお客様はおられ、その中には同様に被災し、早急に私どものサービスが必要なお客様もいらっしゃるかもしれません。

そういったお客様に対しても、滞りなくサービスを提供できるようになったのは大きなメリットです。

仰る通り、有事に備えるのは大切なことです。実際、東日本大震災を機にそれまで保管していた大量の紙資料を電子化したという事例を聞いたことがあります。

御社はリースサービスを必要とするお客様の心強い味方だと思います。

本日はありがとうございました。

こちらこそありがとうございました。